HES-SO Genève

Filière majeure de l’enseignement supérieur en Suisse occidentale, la Haute Ecole Spécialisée de Genève (HES-SO Genève) forme près de 5 000 étudiants dans des secteurs variés et emploie plus d’un millier de collaborateurs. 

Les 6 écoles qui composent aujourd’hui le prestigieux établissement se démarquaient historiquement par une identité et un fonctionnement propres, avant d’être rassemblées sous la bannière unique de la HES. Une histoire qui confère à la création d’un intranet commun une importance stratégique : concevoir une plateforme à la fois fédératrice et respectueuse des singularités de chaque établissement. Reflet de cette nouvelle organisation et d’une ambition désormais commune, l’ergonomie du portail doit également être remaniée pour intégrer les attentes des publics concernés et optimiser la mise à disposition des contenus. Ce projet d’envergure permet à COBWEB de valoriser son savoir-faire en matière d’analyse, de conseil et de design. Du recueil des besoins à la conception graphique de l’interface, l’agence déploie une méthodologie participative, centrée sur les utilisateurs. Etudiants, enseignants, personnels des services généraux sont parties prenantes : au final, ce sont plus de 900 personnes qui sont impliquées par le biais de questionnaires, ateliers et tests.

Pensé du point de vue de l’utilisateur, l’intranet doit permettre à chacun de se retrouver dans le double contexte dont il est issu: membre à la fois d’une école et de la communauté plus large de la HES-SO Genève qui fournit de nombreux services, procédures et documents. Il fallait donc développer une contextualisation par école, mais aussi par public car l’intranet s’adresse à des populations bien distinctes.

Marco Cattaneo, responsable de la communication de la HES-SO Genève

points forts du projet

Recueil des besoins/

Des ateliers créatifs au service de l’expression des besoins

Avec ses 6 écoles, la communauté HES-SO englobe des filières de formation variées et des publics-cibles distincts. A la croisée des chemins, l’intranet est un carrefour qui doit incarner un sentiment d’appartenance et répondre aux attentes spécifiques de populations diversifiées. Pour identifier et recueillir ces besoins, COBWEB met les utilisateurs à contribution !

C’est ainsi qu’étudiants, enseignants, personnels administratifs, techniciens et chargés de communication sont invités à prendre part à la conception de leur futur intranet. A grand renfort de Post-it, de feutres et de caféine, COBWEB leur donne la parole au cours d’ateliers créatifs construits sous forme de « user stories ». Après une brève introduction, le brainstorming amène chacun à formuler ses besoins en s’appuyant sur une mise en situation structurée. Au final, les 5 workshops ont permis aux 66 participants de mettre en évidence pas moins de 157 besoins ! Autant d’indicateurs précieux pour structurer le portail et créer une navigation pertinente.

UX Design/Architecture de l’information/

Mettre l’intranet à l’épreuve de son public

Avec plusieurs milliers d’utilisateurs en ligne de mire, l’intranet doit pouvoir susciter l’identification et l’appropriation de ceux à qui il est destiné. Dans la poursuite de la logique participative mise en œuvre dès la genèse du projet, COBWEB relève un ultime défi : soumettre l’interface à une série de tests grandeur nature avant son lancement. 

A nouveau, COBWEB convie enseignants, étudiants et collaborateurs des services généraux en provenance des 6 écoles. L’échantillonnage est volontairement large pour garantir la représentativité des contributions. Grâce à Treejack, outil réputé de test en ligne, les participants sont mis en situation. Chargés d’explorer différentes « user stories » illustrant les besoins de la plateforme, ils auditent ainsi la cohérence de l’architecture et la logique de navigation. Des tests qualitatifs ainsi qu’un travail sur la dénomination des rubriques complètent la démarche. Toutes étapes confondues, plus de 800 participants se sont investis pour valider l’ergonomie et la lisibilité de l’intranet. L’assurance que la plateforme va bien rencontrer son public !

Architecture de l’information/

Revue de détails pour une conception sur mesure

Pour la HES-SO Genève, l’intranet doit être à la fois un outil de communication, une plateforme d’échanges et un espace personnel pour ses utilisateurs. Issus d’horizons variés, tous doivent se reconnaître dans cet outil et pouvoir y trouver les réponses à leurs besoins bien spécifiques. Une vocation polymorphe qui impose une réflexion de fond sur l’architecture de l’interface.

Présentations institutionnelles, contenus pédagogiques, annuaires, annonces, documents : la quantité imposante de données requiert une structuration pertinente, pour offrir un accès centralisé à l’information et un partage optimisé. COBWEB procède à un travail minutieux sur toutes les composantes de l’interface : gestion des contenus, choix des maquettes, création d’espaces de collaboration et de communication, définition des droits des utilisateurs. Rien n’est laissé au hasard ! Tenant compte de l’organisation de la HES-SO Genève, l’agence développe une plateforme souple et agile, conciliant une contextualisation par école et une approche transversale par thématique.